¿QUÉ ES UNA FACTURA ELECTRÓNICA? POR Tribútalo.

Primero, debemos entender qué una factura electrónica, ante todo, es una factura, es decir, tiene los mismos efectos legales que una factura en papel. Ahora recordemos que, una factura es un justificante de la entrega de bienes o la prestación de un servicio. Una factura electrónica es una factura que se expide y recibe en formato electrónico. Es importante destacar que la expedición de una factura electrónica está condicionada al consentimiento de su destinatario. La factura electrónica, por lo tanto, es una alternativa legal a la factura tradicional en papel.

¿CUÁL ES LA NORMATIVA LEGAL DE UNA FACTURA  ELECTRÓNICA? 

Las facturas, en general, y las facturas electrónicas, en particular,  están reguladas por el Real Decreto 1619/2012, del 30 de noviembre, en el que se aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación. Este Reglamento establece las normas que deben cumplir obligatoriamente las facturas, tanto en papel como electrónicas, en él se regulan aspectos como:

• Obligación de expedir factura.
• Tipos de facturas: completa u ordinaria y simplificada.
• Expedición por terceros.
• Contenido de la factura.
• Requisitos de las facturas: legibilidad, autenticidad e integridad.
• Especificidades de la factura electrónica.
• Plazos.
• Otras facturas: recapitulativa, duplicados, rectificativas.
• Regímenes especiales.
• Conservación.  

TODAS LAS FACTURAS, SEAN ELECTRÓNICAS O EN PAPEL, DEBEN DE GARANTIZAR LOS SIGUIENTES PUNTOS:

(FACTURA)

• La legibilidad de la factura.
• La autenticidad del origen de la factura (es decir, garantizar la identidad del obligado a su expedición y del emisor de la factura, que pueden ser la misma persona).
• La integridad del contenido de la factura (es decir, garantizar que su contenido no ha sido modificado).

(FACTURA ELECTRÓNICA)

La legibilidad la facilita el programa informático que la crea o recibe. La autenticidad y la integridad se pueden garantizar de diversas formas:

• Mediante firma electrónica avanzada basada en un certificado reconocido.
• Mediante intercambio electrónico de datos EDI.
• Mediante otros medios que los interesados hayan comunicado a la Agencia Estatal de Administración Tributaria con carácter previo a su utilización y hayan sido validados por la misma.

TIPOS DE FACTURAS ELECTRÓNICAS:

Hay dos tipos fundamentales de factura electrónica: la factura electrónica con formato estructurado y la factura electrónica con formato no estructurado. Ambas son documentos electrónicos susceptibles de ser transmitidos mediante redes de comunicaciones electrónicas, como Internet. La diferencia está en que el formato estructurado facilita su tratamiento automatizado mientras que el no estructurado no lo facilita.

FACTURAS EN FORMATO ESTRUCTURADO

Las facturas en formato estructurado contienen datos y pueden ser generadas automáticamente por los sistemas informáticos de facturación del emisor y ser tramitadas de forma igualmente automatizada por los sistemas informáticos de pago y contabilidad del receptor. Ejemplos de formatos estructurados son los que utilizan el lenguaje XML (como UBL o Facturae), EDIFACT, etc.

FACTURAS EN FORMATO NO ESTRUCTURADO

Las facturas en formato no estructurado consisten esencialmente en una imagen, lo que implica que su procesamiento para poder ser introducidas en los sistemas informáticos del receptor requiere una intervención manual o un proceso costoso que no suele estar completamente automatizado, como el reconocimiento óptico de caracteres (OCR). Entre estas tenemos las facturas en papel escaneadas y los  PDF.